A gestão de processos é a grande aliada da direção e demais lideranças da organização, pois não há como gerenciar aquilo que não está definido. Se as informações não estão estabelecidas, cada profissional está sujeito a executá-las do jeito que achar melhor. Com processos definidos, a liderança estabelece padrões e tem maior embasamento para realizar controles e monitoramentos.

Conceitualmente, processo é "um conjunto de atividades interrelacionadas que transformam entradas em saídas". Logo, todas as atividades que acontecem em um ambiente escolar podem ser consideradas processo. Exemplificando, em um processo de matrícula, temos as entradas que são os dados dos alunos e dos responsáveis que serão processados até que a saída, que é a matrícula efetivada, seja realizada.

É importante que os processos de uma instituição de ensino sejam mapeados, ou seja, que seja documentado o fluxograma de cada um dos processos, visando definir as regras de cada etapa, tornando mais uniforme essas regras a serem seguidas pelos profissionais que a executam, além de reter os conhecimentos.

Processos na prática

Ao estabelecer os processos, é fundamental compreender as necessidades e expectativas das partes interessadas: o que as famílias, colaboradores, sociedade, fornecedores e direção esperam do meu processo? Quais são as suas necessidades e expectativas? Essas necessidades devem ser identificadas e consideradas no mapeamento dos processos. Há processos na área da educação que também devem ser estabelecidos, considerando os requisitos legais, pois eles impactam diretamente no modo de operacionalizar diversas rotinas de trabalho.

Após definir os processos, é fundamental que eles sejam disponibilizados para a equipe e que todos os colaboradores sejam capacitados, para que consigam compreender a metodologia estabelecida e aplicar na prática do dia a dia. Essa capacitação pode ser realizada por meio de exposição do fluxograma e seus detalhamentos, e também, exercícios práticos da realização do processo.

Os principais desafios para estabelecer os processos

- A constância de propósito, pois é um trabalho extenso e com muitos detalhamentos, então é necessário que um profissional com muita dedicação e persistência lidere esse processo;

- A mudança de cultura, pois as pessoas estão acostumadas " a fazer sempre do mesmo jeito" e quando param para pensar em como as coisas devem acontecer, encontram muitas melhorias que podem ser implementadas. Por isso, é importante sempre envolver as pessoas chave (e até as mais resistentes) a participarem dessa construção.

Sempre que houver erros, retrabalhos ou reclamações de clientes (especialmente os recorrentes) é importante observar se as regras estabelecidas estão corretas ou precisam ser revisadas. Há casos em que o processo está bem estabelecido, mas as pessoas não estão executando conforme o definido. Nesses casos, é necessário realizar novas orientações à equipe.